今回掲載メルマガは、

手紙＆はがきの書き方シリーズ　〜第１弾〜

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お客さまにご挨拶のはがきや手紙を書かなくては。

そんな強迫観念にかられてはいませんか。

お客さまと営業パーソンを結ぶツールとして、はがきや手紙は重要だと、

営業のテキストや保険会社の研修でもそのように教えられたかもしれません。

それは正しくもあり、誤りでもあります。トップセールスと呼ばれる方々に

お目にかかる機会が多いのでその都度、どのような保全の活動をされていますか？　

とおうかがいすることにしています。みなさん一様に、

「季節の挨拶状くらいは差し上げています」とお答えいただきます。 

本来は、お客さまと頻繁にコミュニケーションがとれているのがいい状況なのですが、

お客さまが増えれば増えるほどなかなか時間も取れない。そうしているうちに、

お客さまとの関係が「疎」になっているからせめて年に1回とか2回は挨拶状を

お送りするということなのです。お客さまとの信頼関係の証としてのご挨拶。

つまり、はがきや手紙を送ることで関係を深めるツールではないのです。

お客さまからしてみれば、気にはしてくれるのだなという程度ではないでしょうか。

トップセールスたちは、このことをよく理解されていると思います。実際、

保険の営業パーソンであるあなたが、クルマの定期点検の案内に、「待ってます！」

なんていう手書きの一文があっても、それほど心を動かされることはないでしょう。

しかし、トップセールスたちは、実に挨拶状をいいタイミングでお客さまにお送りし、

お客さまとのコミュニケーションを取っています。 

保全にも役立つはがき＆手紙の書き方には決まりごとなんてありません。

そうと聞けば、筆不精の方でも少し気が楽になるのではないでしょうか。

手紙の書き方入門、ビジネス文章の上達術のような参考書も、読まないよりも

読んだほうがいいかもしれませんが、実際に読んでみると今の世の中で

こんなことを書く人いる？というような例文が少なくありません。

「拝啓」と書いたら終わりは「敬具」、「前略」なら「草々」くらいは

覚えておくべきですが、そんな決まりごともなく、こんな挨拶状を

見せていただいたことがあります。

「ごぶさたしてます、○○です。もうすぐクリスマスですね。

　今年1年、本当にありがとうございました。感謝、感謝です。

　もしなにか不明なことがありましたら、どんな小さなことがあっても

　連絡ください。それではよいお年をお迎えください」

 「ごぶさたしてます」ではなく「ごぶさたをいたしております」が

正しい日本語でしょう。でも、この方の明るい性格がにじみ出ているように

思えてきます。このようなカジュアルな挨拶状でも十分に通じ合えるお客さま

との関係もうかがえます。

 なぜ、年賀状ではなく、またクリスマスカードというわけでもないのでしょうか。

もし喪中に能天気な年賀状が届いたらどうですか。保険金のお支払いをされたならともかく、

お客さまの状況をすべて把握されているわけではないでしょう。クリスマスカードなら

他のＤＭに埋もれてしまう可能性もあります。実は、お客さまに届く時期も計算されているのです。

きっと読んでいただけるタイミング。手書きではありませんが、ＰＣで自作したもの。

５００通くらいは発送するので宛名も印刷するそうですが、お客さまに合わせた手書きの

一文があります。通り一遍に「待ってます！」と書かれた定期点検の案内状と違うことは

想像がつくことでしょう。

(2010.12.14配信　ASSUMEメルマガ）